Vocatis - Vorbereiten und Einrichten
Das Vocatis-Aufrufsystem ist eine modulare Lösung, die eine effiziente Verwaltung von Warteschlangen und eine Optimierung des Kundenflusses ermöglicht. Dank seiner hohen Konfigurierbarkeit lässt es sich flexibel an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen.
Im Folgenden finden Sie die ersten Schritte:
Benutzer
Benutzer können entweder mit einem Passwort oder als Windows-Benutzer angelegt werden (optional auch mit EntraID).
Administration
Unter 6.6 Vocatis (iSign 8) finden Sie, wie
wird das zentrale Setup des Systems durchgeführt wird
- Kategorien
Es können beliebig viele Kategorien erstellt werden, die zur Hinzufügung zusätzlicher Informationen zur jeweiligen Nummer verwendet werden. Nummern mit Kategorien können mit flexibler Priorisierung versehen werden. - Nummern-Schema
Definition von Nummernkreisen und deren Struktur. - Prioritäten verwalten
Zuweisung von Prioritäten für unterschiedliche Warteschlangen, Nummernkreise oder Kategorien. - Schalter einrichten, bennen bzw. umbenennen
Kennzeichnen den Standort der Sachbearbeiter und den Platz, an den der Kunde aufgerufen wird. Diese Funktion sorgt für eine klare Zuordnung und unterstützt eine effiziente Steuerung des Kundenflusses. - Terminland - Termine importieren
Termine werden aus der Datenquelle übernommen. Es wird definiert, welche Daten der Nummer hinzugefügt werden, z. B. der Terminzeitpunkt oder zusätzliche Kundenangaben, um eine präzise und effiziente Bearbeitung zu gewährleisten. - Warteschlangen anlegen/Zugriffsrechte setzen
Warteschlangen werden erstellt und können mit Zugriffsrechten versehen werden. Diese Zuweisung sorgt für eine gezielte Verwaltung der Warteschlangen. - Zähler anlegen
Der Zähler kann so konfiguriert werden, dass er zu einem festgelegten Zeitpunkt zurückgesetzt wird. Dadurch beginnen die Nummern wieder von vorne. In der Regel wird für jede Warteschlange ein eigener Zähler angelegt, um eine chronologische Nummernfolge zu gewährleisten.
Datenquellen
Datenquellen werden unter 6.3 Datenquellen (iSign 8) eingebunden. Hier erfolgt die Verknüpfung des Systems mit der Online-Terminreservierung.
Vorlagen (Templates)
Die Vorlagen werden zunächst importiert. Die Konfiguration erfolgt über die Erstellung eines Inhaltes in der Bibliothek. Folgende Standardvorlagen stehen für das Aufrufsystem zur Verfügung:
- Vocatis Printer “Laufkunden”: Ansicht am Wartemarkendrucker für die Auswahl der Anliegen und das Einreihen in die Warteschlange.
- Vocatis Printer and Appointments “Lauf-und Terminkunden”: Erweiterung der Vorlage Printer - zusätzlich können Terminpläne Warteschlangen zugeordnet werden. Dies gewährleistet, dass nach Terminkunden nach Anmeldung am Terminal in die richtige Warteschlange eingereiht werden.
- Appointments “Terminkunden”: Terminpläne können Warteschlangen zugeordnet werden. Terminkunden werden nach Anmeldung am Terminal in die richtige Warteschlange eingereiht.
- Printer_groups: Abfrage der Anliegen über Hierarchie, verfügbar für Laufkunden und Terminkunden.
- Appointment-ui: Ermöglichen dem Empfang Terminkunden direkt in die Warteschlange einzuordnen.
- Vocatis Display: Aufruf der Nummer über einen großen Monitor, konfigurierbar nach Warteschlangen und Wartebereichen.
- Vocatis Display-Popup: Diese Vorlage ermöglicht die Anzeige von Präsentationen, die beim Aufruf einer Nummer automatisch durch ein Pop-up-Fenster überblendet werden. So wird der Aufruf visuell hervorgehoben und lässt sich wirkungsvoll mit Informationen oder Werbeinhalten kombinieren.
- Laufschrift: Informationen können nach manueller Eingabe oder datengebunden angezeigt werden
Bibliothek
Die Inhalte werden in der Bibliothek verwaltet. Dort konfigurieren Sie die Ansichten für den Wartemarkendrucker-Monitor sowie die Aufrufmonitore. So kann das System flexibel an die spezifischen Anforderungen jeder Einrichtung angepasst werden. Jede Vorlage lässt sich individuell einrichten, um eine optimale Darstellung zu gewährleisten.
Durch die Aufteilung des Aufrufmonitors in mehrere 6.1 Anzeigen (iSign 8) können Sie neben dem Nummernaufruf auch ergänzende Inhalte wie Informationen, Hinweise oder Werbebotschaften gleichzeitig anzeigen. Dies schafft mehr Flexibilität bei der Gestaltung und sorgt für eine effektive Nutzung der verfügbaren Anzeigefläche.